Die wichtigste Aufgabe im Leben eines Menschen ist es, zwischen Dingen zu unterscheiden, die sich seiner Kontrolle entziehen, und solchen, die er wirklich beeinflussen kann. Wir können zwar nicht wählen, was uns passiert, aber wir können wählen, wie wir darauf reagieren. – Epiktet
Ich bin beschäftigt. Wie oft habt ihr so etwas in letzter Zeit gesagt? Wir alle hören praktisch jeden Tag irgendeine Variante dieser alten und abgenutzten Phrase.
Es ist nur so, dass zu viel zu tun zu haben und tatsächlich etwas zu tun, nicht dasselbe ist. Jetzt haltet ihr inne und denkt … Was? Das sind sie nicht? Wie … Arbeit … denn … Lasst mich erklären, was ich meine.
Es gibt zwei Arten von Arbeit – intensive, konzentrierte Arbeit, bei der man sein Projekt vorantreibt und Ergebnisse vorweisen kann. Am Ende des Tages mit dem zufrieden zu sein, was man erreicht hat.
Das ist das, was das Ziel eures Unternehmens ist. Oder das, was euch dazu gebracht hat, für eure Stelle eingestellt zu werden. Ein Arzt behandelt, ein Anwalt löst Fälle, ein Vermarkter entwirft Kampagnen und so weiter … Das ist das Ideal, das wir gerne erreichen würden – und es sollte der Standard sein.
Ist es aber nicht. Die meisten von uns arbeiten in der entgegengesetzten Umgebung. Die andere Art der Arbeit – der Beschäftigt-Modus.
Ich nenne ihn Feuerwehrmodus. Ansonsten nennt man ihn „geschäftige Arbeit“ oder „busy work“, und in den letzten Jahren wurde der Begriff „fake work“ geprägt. Er funktioniert so:
Ihr kommt morgens zur Arbeit und habt kein klares Ziel, sondern nur „Arbeit“ vor euch. Also öffnet ihr eure E-Mail und schaut, was dort steht. Dann bekommt ihr einen Anruf von einem Kollegen, der euch bittet, das zu überprüfen. Dann ist es Zeit für eine Firmenbesprechung oder zwei. Ihr geht zum Mittagessen. Nach dem Mittagessen, neue E-Mails, ihr behebt schnell dieses, jenes, das Problem, schreibt den Bericht … und der Arbeitstag ist vorbei.
Wie habt ihr ihn verbracht? Definitiv nicht produktiv.
Wenn ihr euch nach so einem Tag mit einem Freund trefft und dieser fragt, was ihr bei der Arbeit gemacht habt, könnt ihr nicht einmal antworten. Denn ihr habt alles und nichts gemacht.
Den ganzen Tag lang seid ihr wie ein Feuerwehrmann von Ort zu Ort gerannt, habt Probleme gelöst und euch um die Wünsche anderer Leute gekümmert.
Erkennt ihr euch darin wieder?
Bestenfalls seid ihr nicht zur Arbeit gegangen, ohne zu wissen, wie der Plan aussieht. Ihr hattet einen Plan ausgearbeitet. Aber weil ihr im Feuerwehrmodus seid, seid ihr nicht dazu gekommen, ihn umzusetzen, und habt eure Liste auf den nächsten Tag verschoben …
Und so geht es immer weiter.
Geschäftigkeit ist der Fluch unserer Zeit. Sie ist ein schwieriger Freund, denn wenn man mit ihr zusammen ist, tut sie so, als wäre sie echt und würde euch helfen. Aber später merkt man, dass sie einen nur runterzieht. Sie sieht aus wie ein echter Job und sie kann euch das Leben schwer machen. Aber es ist kein echter Job.
Wenn man vom schlimmsten Fall absieht, sagen Statistiken, dass mehr als die Hälfte der Menschen zweieinhalb Stunden ihres Arbeitstages mit E-Mails (EN) verbringen. 65 Prozent der Manager/innen finden, dass endlose Meetings (EN) ein Hindernis für produktives Arbeiten sind …
Warum tun wir das?
Fangen wir mit der härtesten Wahrheit an. Wir tun es, weil wir es wollen. Auch wenn wir uns gerne einreden, dass es an äußeren Umständen liegt, auf die wir keinen Einfluss haben. Die meiste Zeit wählen wir diesen Weg für uns selbst. Wir sind uns dessen nicht einmal mehr bewusst. Und warum?
Status. Wie ich bereits geschrieben habe, wählen wir diesen Weg für uns selbst. Denn Vielbeschäftigung ist in unserer Gesellschaft zu einer Art Synonym für Status geworden. Ich bin zu beschäftigt, also bin ich wichtig.
Gleichzeitig befriedigt die Geschäftigkeit unser Bedürfnis, unseren Wert zu beweisen. Ich leiste viel, also ist es das wert, mich zu behalten. Auch das Imposter-Syndrom kann eine Rolle spielen. Das Gefühl, dass ihr nicht wirklich wisst, was ihr tut. Und jeden Moment wird es jemand herausfinden. Der einfachste Weg, damit umzugehen, ist der falsche – eine Menge Arbeit, die ihr annehmen könnt und von der ihr sagt: „Seht her, ich schaffe das alles.“ Ich habe heute dreißig Aufgaben von meiner Liste abgehakt!
(Aber wer von uns weiß schon wirklich, was er tut? Egal, ob es darum geht, erwachsen zu sein, Eltern zu sein oder die Arbeit zu managen … Für diesen Artikel verallgemeinere ich natürlich das Impostersyndrom, aber darauf kommen wir später noch zurück.)
Dopamin. Ein weiterer Grund, warum wir so oft in einem endlosen Kreislauf der Scheinarbeit feststecken, ist Sucht. Wir sind süchtig nach Geschäftigkeit. Weil es Spaß macht und sofortige Befriedigung bringt. Denkt an all diese Aufgaben. So nervig E-Mails auch sein mögen, die Wahrheit ist, dass sie ziemlich schnell erledigt sind. Ihr müsst nicht so viel darüber nachdenken, es ist keine schwere Aufgabe. Manche Dinge macht ihr automatisch, klopf, klopf und ihr seid fertig.
Dann schaltet sich das Hormon Dopamin ein, das euch sagt, dass ihr gute Arbeit geleistet hat, und ihr seid einen Moment lang glücklich. Es ist eine sofortige Reaktion und das ist genau die Art von Befriedigung, nach der wir alle in diesen (hektischen) Zeiten zuerst greifen.
Prokrastination. Wenn ihr das Gefühl habt, dass ich immer wieder auf dieses Thema zurückkomme, liegt ihr nicht falsch. Die Prokrastination schwieriger Aufgaben durchdringt unser Leben in allen Bereichen, und auch hier ist der Übeltäter zu finden. Aber dieses Mal versteckt er sich geschickt. Es kann doch nicht Prokrastination sein, wenn ich etwas tue, oder? Doch, kann es.
Tiefgründige Arbeit und größere Aufgaben erfordern in der Regel Konzentration, Nachdenken, Kreativität … Muss ich noch mehr sagen? Kurz gesagt, es sind schwierige Aufgaben. Aufgaben, die euch bewegen und die euer Ziel sind. Aber es sind auch Aufgaben, bei denen ihr die Ergebnisse nicht sofort seht. Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Und Aufgaben, die mit einem gewissen Risiko verbunden sind. Wenn ihr sie nicht anpackt, setzt ihr euch nicht dem Risiko aus.
Wie kann ich also sicherstellen, dass ich solche schwierigen Aufgaben aufschieben kann, ohne mich schlechter zu fühlen? Ich mache eine andere Arbeit. Leichte Arbeit, die eigentlich nicht eilig ist und wenn sie nicht erledigt würde, ginge die Welt wahrscheinlich nicht unter. Sie geht auch dann nicht unter, wenn ihr die großen Aufgaben nicht erledigt, aber zumindest sabotiert ihr euch nicht selbst und euer Unternehmen kommt voran (oder ihr erzielt in eurer Position tatsächlich echte Ergebnisse, eure Arbeit ist sinnvoll).
Busy Work ist die heimtückischste Art der Prokrastination, weil wir sie oft gar nicht bemerken.Aber ich arbeite doch, oder?
Warum sollten wir das nicht tun?
Der erste Grund ist wahrscheinlich ziemlich offensichtlich. Busy work ist keine produktive oder effiziente Arbeitsweise. Auch wenn es auf den ersten Blick so aussehen mag. Der erste Grund ist, dass Busy work euch davon abhält, eure eigentliche Arbeit zu tun. Produktivität.
Das bringt mich zum zweiten Grund. Wenn ihr nicht effizient arbeitet, verfällt ihr oft dazu, mehr zu arbeiten. Aber mehr zu arbeiten bedeutet nicht, effizient zu sein. Ganz im Gegenteil.
Wenn ihr mehr arbeitet, habt ihr weniger Zeit für euer Privatleben. Langsam aber sicher beginnt die Arbeit euch zu erdrücken. Und sie bringt euch um. Viel Busy work öffnet einfach die Tür zum bekannten Schreckgespenst des Burnout-Syndroms. Die geistige und körperliche Erschöpfung, die bei anhaltendem Stress auftreten kann.
Stellt euch diese Situation vor:
Angenommen, ¾ eures Arbeitstages besteht aus Busy work. Wenn ihr endlich zu den wichtigen Aufgaben kommt, habt ihr einfach „keine Kapazität“ mehr dafür. Ihr seid deprimiert und verschiebt sie auf später. Das passiert immer öfter. Und so fangt ihr an, mehr Zeit mit der Arbeit zu verbringen, weil ihr sie einfach erledigen müsst.
Nur führt die Erschöpfung durch die Arbeit dazu, dass ihr keine wirklichen Ideen mehr habt, um die großen Probleme zu lösen. Das macht euch wieder fertig und ihr verbringt wieder mehr Zeit damit, sie zu lösen. Dann stapeln sich noch mehr unnötige Aufgaben, die ihr in Angriff nehmt, und ihr schafft es nicht, zu essen. Ihr habt keine Zeit, um ins Kino zu gehen oder ein Buch zu lesen. Ihr kommt nicht dazu, mit eurer Familie zusammen zu sein.
Ihr kommt nicht dazu, irgendetwas zu tun. Und die ganze Zeit, die ihr mit Arbeiten verbringt, ist sowieso nutzlos, weil ihr dieses eine Projekt immer noch nicht fertiggestellt habt …
Am Ende dieser Geschichte steht das Burnout-Syndrom. Das ist der Moment, in dem ihr einfach nicht mehr weitermachen könnt. Ihr habt keine Energie, ihr habt keine Ideen, ihr wollt die Arbeit gar nicht mehr sehen. Die oben erwähnte schnelle Lösung, eine kleine Aufgabe zu erledigen, schützt euch nicht davor. Denn sie hält nicht ewig an und ist zu Recht als Tor auf eurem Weg zu mehr Zufriedenheit gedacht. Eine, die von Dauer ist.
Aber diese Situation ist nicht das einzige Problem: Das Burnout-Syndrom hat einen etwas jüngeren und weniger bekannten Bruder – es heißt Boreout-Syndrom. Im Kern lässt es sich schnell erklären: Eure Arbeit zermürbt euch und ihr verliert jeden Enthusiasmus für sie, weil die Aufgaben keine Herausforderung darstellen. Das mag komisch klingen, führt aber zu genau denselben Gefühlen der Frustration und schließlich zur körperlichen Erschöpfung.
Es tritt meist bei Menschen auf, die in ihrer Arbeit etwas anderes vorfinden als ihre ursprüngliche Beschreibung. Aufgaben, die sie nicht genug herausfordern und in keiner Weise stimulieren. Und der Weg dorthin ist auch das Busy work. Denn sie besteht aus genau solchen Aufgaben.
Wenn ihr jetzt an euren Job denkt, gefällt er euch? Wenn eure Antwort nein ist, was ist das Einzige, was ihr an eurem Job nicht mögt? Wenn es eine der oben genannten Sachen ist, verzweifelt nicht, ich habe ein paar Tipps für euch, wie ihr damit umgehen könnt (hehe).
5 Tipps, wie ihr damit umgehen könnt
Zunächst einmal sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass sich viel Arbeit nicht völlig vermeiden lässt. Natürlich will ich hier keine Weisheiten von mir geben und sagen, dass ihr NUR zu 100 % produktiv sein müsst. Das wird nie der Fall sein. Aber ihr könnt euch bewusst dafür entscheiden, produktiver zu sein und nicht den größten Teil eures Tages mit “fejk” Arbeit zu vergeuden.
Wenn ihr an eurer Produktivität arbeitet, werdet ihr mehr freie Zeit für euch haben. Wenn ihr mehr freie Zeit habt, um das zu tun, was ihr liebt, habt ihr Zeit, innezuhalten. Und wenn ihr einmal innehaltet, kommen euch meist die besten Ideen.
Alles hängt zusammen – wenn ihr eure Arbeit effizient angeht, habt ihr mehr Freizeit. Wenn ihr mehr freie Zeit habt, könnt ihr kritisch denken und Lösungen für Aufgaben finden, die ihr vorher nicht lösen konntet. Der Kreis schließt sich, denn dann helft ihr eurem Arbeitspensum wieder. Und so geht es weiter und weiter. Ein viel schönerer Kreis als der oben beschriebene, oder?
Also, wie erreiche ich das, Petra!
Tipp 1: Prioritäten setzen
Fangen wir gleich mit dem Schwierigsten an. Ihr müsst eure Prioritäten richtig setzen. Das ist das Thema, das bei der Produktivität am häufigsten auftaucht. Welche Aufgaben sind am wichtigsten? Was bewegt euch am meisten? Das ist der richtige Ansatz: Ihr solltet immer das Wichtigste betonen. Nicht die einfachen Sachen.
Aber ich sage, eure Priorität Nr. 1 solltet ihr selbst sein. Es steht euch frei, eure Freizeit zu eurer obersten Priorität zu machen.
Wir alle wehren uns instinktiv gegen diese Aussage. Denn in unserem Kopf beweist das, dass uns die Arbeit völlig egal ist. Denn je mehr ich arbeite, desto mehr Status habe ich in den Augen der anderen, was beweist, wie sehr ich mich kümmere. Aber auch das Gegenteil kann der Fall sein.
Denn wenn ihr eure Freizeit, eure Erholung und die Zeit mit eurer Familie in den Vordergrund stellt, stellt ihr euch selbst in den Vordergrund. Und wenn ihr glücklich und ausgeruht seid, seid ihr bei der Arbeit viel leistungsfähiger.
Wenn ich ein Projekt vor mir habe, ertappe ich mich nie dabei, dass ich im Strudel der Arbeit daran arbeite, meinen Computer um 1 Uhr nachts ausschalte und versuche, einzuschlafen, damit ich ihn um 7 Uhr morgens wieder einschalten und weiterarbeiten kann. Die besten Lösungen fallen mir zufällig ein, wenn ich innehalte und eigentlich nichts im Kopf habe. Es gibt einen Grund, warum viele Menschen ihre besten Ideen in der Badewanne/Dusche haben.
Um produktiver zu sein, besser zu arbeiten und euch selbst zu fordern, müsst ihr weniger arbeiten. Ihr braucht etwas freie Zeit. Klingt das für euch kontraproduktiv? Probiert es aus.
Tipp 2: Planen
Ihr müsst euren Tag nicht bis ins kleinste Detail geplant haben. Aber um proaktiv zu sein, müsst ihr einen Plan haben. Sonst verbringt ihr euren Tag damit, auf die Anforderungen anderer zu reagieren. Wenn ihr zur Arbeit geht, solltet ihr euch im Klaren darüber sein, was ihr heute tun werdet.
Schreibt keine langen Listen mit dreißig Aufgaben. Seid realistisch. Dan Sullivan (EN) empfiehlt sogar, sich nur 3 Aufgaben vorzunehmen. Drei Hauptaufgaben des Tages, die einfach bis zum Ende des Tages erledigt sein müssen, Punkt. Die Anzahl ist euch überlassen, aber das Ziel ist klar: Wählt sorgfältig. Und für die meisten Menschen sind Meetings oder E-Mails keine Aufgaben.
Wenn ihr euren Plan klar habt, haltet euch daran. Diese Aufgaben stehen an erster Stelle. Was auch immer sich jemand einfallen lässt. Das bringt mich zu meinem dritten Tipp …
Tipp 3: Lerne, nein zu sagen
Die schwierigste Aufgabe für mich persönlich, und da bin ich nicht allein. Die meisten von uns wissen nicht einmal im Privatleben, wie man Nein sagt. Wir mögen keine Konflikte und Durchsetzungsvermögen wird uns eher als Aggression ausgelegt. Und wir wollen nicht aggressiv sein. Aber wenn ihr jedem sofort helft und tut, worum man euch bittet, werdet ihr die Arbeit nie erledigen.
Dieser dritte Tipp knüpft an Tipp Nummer 1 an – Prioritäten. Eure Priorität seid ihr und eure Hauptaufgaben. Wenn euch jemand bittet, etwas anderes zu tun, überlegt euch genau, ob es wirklich warten kann. Oder ob die Person es nicht ohne euch tun kann.
Die erste Reaktion wird sein: „Aber das muss jetzt unbedingt erledigt werden“. Ja. Manchmal ist das so. Meistens ist es das aber nicht. Es liegt an euch, die Situation richtig einzuschätzen und, wenn ihr könnt, die Aufgabe auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben oder jemand anderem zu übertragen, der sich darum kümmern kann.
Tipp 4: Schalte Benachrichtigungen aus
Das hängt mit dem vorherigen Tipp zusammen. Der vierte Schritt ist Teil fast aller Produktivitätstipps, ähnlich wie die Prioritäten. Er ist sogar unerlässlich.
Wenn ihr euch dazu durchgerungen habt, eine große Aufgabe in Angriff zu nehmen, lasst euch nicht mehr davon unterbrechen. Es gibt viele Möglichkeiten, diese Aufgabe zu erledigen. Für mich war es auf lange Sicht am hilfreichsten, die Benachrichtigungen von allen Apps, die meine Aufmerksamkeit erregen wollen, abzuschalten – Slack, Messenger, E-Mail … Ich schalte die Töne für alle aus. Und warum?
Wenn ihr wisst, dass ihr keinen Zucker essen dürft, aber trotzdem einen Ventilator in der Mitte eines leeren Kühlschranks stehen lasst, nehmt ihr den Ärger in Kauf, der daraus entstehen wird. Ihr würdet den Ventilator nicht anlassen, warum solltet ihr dann die Benachrichtigungen anlassen?
Klar, ihr könnt euch sagen, dass ihr sie ignoriert und weiterarbeitet. Aber es gibt keinen Grund, warum ihr euch überhaupt in diese Situation begeben solltet. Genauso wie wir süchtig nach Busy work sind, sind wir süchtig nach diesen kleinen Geräten, die wir überall mit uns herumtragen. Sie sind die Verkörperung der schnellen und sofortigen Befriedigung, von der ich gesprochen habe. Die leere Art, die sofort verfällt. Sie sind wie ein tragbarer Dopamin-Tank. Keiner von uns kann ihnen widerstehen. Dafür gibt es eine gute Erklärung.
Ihr müsst euch nicht mit der Nachricht auseinandersetzen, die euch erreicht hat. Aber ihr wisst von ihr. Sobald ihr den Piepton hört, öffnet sich eine Schleife in eurem Kopf. Auch wenn ihr euch nicht mit der Sache beschäftigt, wisst ihr, dass sie irgendwo da ist. Und euer Kopf ist unglaublich erpicht darauf, diese Schleife zu schließen. Denn er weiß, dass dann die Dopaminflut kommen wird. Also fühlt ihr euch gezwungen, euch den Bericht anzusehen. Ihr sträubt euch, sträubt euch, sträubt euch … und trotzdem zerstört es eure Konzentration.
Auf diese Weise könnt ihr eure Willenskraft trainieren. Aber ist das wirklich nötig?
Das Gleiche gilt übrigens auch für eure Freizeit. Kürzlich hatte ich für ein paar Tage ein anderes Handy, auf dem keine Arbeits-Apps installiert waren. Es war mir sehr unangenehm, dass ich keine neuen Nachrichten auf Slack abrufen konnte und „nicht auf dem Laufenden“ war. Bis mir klar wurde, dass genau das der Sinn der Sache ist. Kam die Arbeit ohne mich wirklich nicht voran? Das tat sie. Habe ich in diesen zwei Nächten etwas verpasst? Nein.
Ich empfehle, die (zumindest hörbaren) Benachrichtigungen für alle auszuschalten. Wenn es etwas Wichtiges ist, werden sie euch anrufen. Aber das ist ein Thema für einen anderen Tag.
Tipp 5: Setze Grenzen
Euer Gehirn mag Vorhersehbarkeit. Auch wenn ihr kreativ arbeitet, hilft euch eine gewisse Regelmäßigkeit. Wenn ihr euch an die richtigen Gewohnheiten haltet, hilft das.
Der nächste Tipp könnte also genauso gut heißen: Arbeitet an euren Gewohnheiten. Und haltet euch an sie. Wenn ihr euch eine Routine zulegt, haltet euch daran. Denn so erhaltet ihr euer geistiges Wohlbefinden und steigert damit eure Produktivität, anstatt in die sofortige Befriedigung in Form von Busy work zu verfallen.
Ihr werdet schnell merken, dass eure Effizienz wie ein Kartenhaus zusammenbricht, sobald ihr aus eurer Routine herausfallt. Denn nichts ist so, wie ihr es haben wollt. Ihr erledigt eure Aufgaben nicht dann, wenn ihr es wollt und sollt. Stattdessen schiebt ihr sie vor euch her. Ihr verbringt Zeit in der Falle der Geschäftigkeit und kommt nicht mehr heraus, weil ihr euch sowieso nicht an eure Routine haltet. Haltet inne, nehmt euch einen Moment Zeit zum Vergleichen und kehrt zu dem zurück, was für euch funktioniert.
Wenn ihr noch nicht das richtige Programm gefunden habt, probiert es weiter aus. Ihr werdet sicher herausfinden, wann ihr am produktivsten seid und wann ihr eure Arbeit erledigt. Und wann ihr abschalten und euch ausruhen müsst. Wenn ihr könnt, passt eure Routine entsprechend an.
Ich stehe zum Beispiel gerne früh morgens auf und erledige die kreativen Aufgaben zuerst. Zu dieser Tageszeit ist die Wahrscheinlichkeit am geringsten, dass ich unterbrochen werde – denn zu dieser Zeit schlafen noch alle und wenn ich am Abend zuvor etwas erledigen soll, kann das bis mindestens 9 Uhr warten.
Es ist einfacher, sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist, wenn ihr euch selbst helft, indem ihr zu Zeiten arbeitet, die euch passen.
Aber es gibt auch Beispiele und Modi, in denen das einfach nicht geht. Eltern, die den Morgen und den Abend mit ihren Kindern verbringen müssen. Oder wenn ihr einfach von 9 bis 5 (oder zu anderen Zeiten) im Büro sein müsst und andere Beispiele. Für diese Momente habe ich zwei PRO-Tipps für euch 🙂. Wie ich bereits erwähnt habe, suchen wir uns den Weg zum Busy work selbst aus. Es liegt also an euch, euch diese Zeit für sinnvolle Arbeit zu nehmen. Beobachtet eure Gewohnheiten, vergleicht eure regelmäßigen Meetings und solche Dinge, die euch nicht weiterbringen. Ihr werdet eine Zeit finden, die ihr euch frei nehmen könnt.
Der erste PRO-Tipp heißt so prosaisch: Kalenderblockierung. Hat eure Aufgabe keinen festen Termin und keinen eigenen Platz? Schafft euch einen.
Viele erfolgreiche Unternehmer und Manager stützen ihr gesamtes Programm auf die Kalenderblockierung. Sie haben sowohl berufliche als auch private Aufgaben in ihren Kalendern, und dazu gehört auch „Mama anrufen“. Wenn ihr Kalender mögt, ist das übrigens ein guter Weg. Wenn nicht, funktioniert zumindest der Abschnitt für die Projektarbeit, indem ihr in eurem Kopf festlegt, dass zu diesem und jenem Zeitpunkt Platz für die Projektarbeit ist. Gleichzeitig könnt ihr euren Kolleginnen und Kollegen sagen, dass sie euch zu dieser Zeit möglichst nicht ansprechen sollen.
Der zweite PRO-Tipp für die Zeiteinteilung – und ihr könnt ihn mit dem ersten kombinieren, es liegt ganz an euch – hat einen etwas poetischeren Titel. Er heißt Pomodoro-Technik. Alles Wichtige dazu findet ihr unter dem Link in Ivans Artikel. Ich fasse es einfach so zusammen: Bei dieser unglaublich beliebten Technik wechseln sich eine bestimmte Menge konzentrierter Arbeit und geplante Pausen ab.
Sie hilft euch, Ablenkungen auszuschalten und euch wirklich zu konzentrieren. Selbst wenn ihr euch als Anfängerinnen oder Anfänger nicht 3 Stunden lang auf etwas konzentrieren könnt.
Wenn ihr also zum Beispiel ein Projekt vor euch habt, stellt euch nach 50 Minuten konzentrierter Arbeit einen Alarm und macht 10 Minuten Pause. Dann wiederholt das. Oder teilt es in 25 Minuten Arbeit und fünf Minuten Pause ein.
Der springende Punkt ist, dass ihr in den zugewiesenen 25/50 Minuten einfach nichts anderes als euer Hauptprojekt machen dürft. In der Pause könnt ihr tun, was ihr wollt.
Fazit: Arbeitet an dem, was ihr beeinflussen könnt
Die Tipps könnten endlos fortgesetzt werden und wenn ihr selbst welche habt, freue ich mich auf eure Kommentare! Man lernt immer dazu und jeder Ratschlag ist wertvoll (ich würde mich fragen, ob ich noch mehr Klischeeaussagen in zwei Zeilen packen könnte, aber wir alle wissen, dass ich das könnte …)
Aber wenn ihr nur eine Sache aus dem Artikel mitnehmen sollt, dann diese: Ob ihr am Ende in der Hektik gefangen seid oder nicht, ist letztlich eure Entscheidung. Konzentriert euch auf das, was ihr ändern könnt.
Der Trubel um euch herum, die Bitten von Kollegen, die eingehenden E-Mails und anderen Benachrichtigungen, die ungeplanten Meetings … all das wird passieren und ihr könnt es nicht ändern. Aber ihr könnt ändern, wie ihr auf die Dinge reagiert. Lernt, euch Zeit für wichtige Aufgaben zu nehmen. Lernt, nein zu sagen. Checkt nicht ständig eure E-Mails und andere Apps.
Dann werdet ihr produktiver sein und euch nicht ständig beschäftigt fühlen. Ihr werdet die wichtigen Aufgaben erledigen und mit euren Ergebnissen zufrieden sein. Ihr werdet mehr freie Zeit haben.
Und wenn euch das nächste Mal jemand fragt, wie es euch geht, wird eure erste Antwort bestimmt nicht „Ich bin beschäftigt“ sein.
Sie sorgt dafür, dass die Menschen wissen, dass es Audiolibrix überhaupt gibt. Aber in ihrer Freizeit flieht sie vor euch ins Cosmere oder nach Ketterdam. Fragt sie bloß nicht nach Brandon Sanderson, wenn ihr nicht mindestens eine Stunde Zeit habt. Ihre Abende verbringt sie gerne damit, Mark Manson, Ryan Holiday oder Tom Bilyeu auf Instagram zu stalken. Und sie scheint oft mit Ryan Reynolds und Blake Lively befreundet zu sein. Eines Tages vielleicht…
Mit unserem Hörbuch-Treueprogramm belohnen wir deine Leidenschaft und Treue. Du kannst Punkte sammeln und sie gegen Rabatte oder kostenlose Hörbücher einlösen. Es kostet dich nichts, ...
Höhepunkte der zeitgenössischen Belletristik umfassen die sehnlichst erwarteten Veröffentlichungen von Robert Galbraith und Dan Brown sowie einen neuen Roman von Taylor Jenkins Reid. Fantasy-Fans können ...
Ich bin beschäftigt. Wie oft habt ihr so etwas in letzter Zeit gesagt? Wir alle hören praktisch jeden Tag irgendeine Variante dieser alten und abgenutzten Phrase.
Es ist nur so, dass zu viel zu tun zu haben und tatsächlich etwas zu tun, nicht dasselbe ist. Jetzt haltet ihr inne und denkt … Was? Das sind sie nicht? Wie … Arbeit … denn … Lasst mich erklären, was ich meine.
Es gibt zwei Arten von Arbeit – intensive, konzentrierte Arbeit, bei der man sein Projekt vorantreibt und Ergebnisse vorweisen kann. Am Ende des Tages mit dem zufrieden zu sein, was man erreicht hat.
Das ist das, was das Ziel eures Unternehmens ist. Oder das, was euch dazu gebracht hat, für eure Stelle eingestellt zu werden. Ein Arzt behandelt, ein Anwalt löst Fälle, ein Vermarkter entwirft Kampagnen und so weiter … Das ist das Ideal, das wir gerne erreichen würden – und es sollte der Standard sein.
Ist es aber nicht. Die meisten von uns arbeiten in der entgegengesetzten Umgebung. Die andere Art der Arbeit – der Beschäftigt-Modus.
Ich nenne ihn Feuerwehrmodus. Ansonsten nennt man ihn „geschäftige Arbeit“ oder „busy work“, und in den letzten Jahren wurde der Begriff „fake work“ geprägt. Er funktioniert so:
Ihr kommt morgens zur Arbeit und habt kein klares Ziel, sondern nur „Arbeit“ vor euch. Also öffnet ihr eure E-Mail und schaut, was dort steht. Dann bekommt ihr einen Anruf von einem Kollegen, der euch bittet, das zu überprüfen. Dann ist es Zeit für eine Firmenbesprechung oder zwei. Ihr geht zum Mittagessen. Nach dem Mittagessen, neue E-Mails, ihr behebt schnell dieses, jenes, das Problem, schreibt den Bericht … und der Arbeitstag ist vorbei.
Wie habt ihr ihn verbracht? Definitiv nicht produktiv.
Wenn ihr euch nach so einem Tag mit einem Freund trefft und dieser fragt, was ihr bei der Arbeit gemacht habt, könnt ihr nicht einmal antworten. Denn ihr habt alles und nichts gemacht.
Den ganzen Tag lang seid ihr wie ein Feuerwehrmann von Ort zu Ort gerannt, habt Probleme gelöst und euch um die Wünsche anderer Leute gekümmert.
Erkennt ihr euch darin wieder?
Bestenfalls seid ihr nicht zur Arbeit gegangen, ohne zu wissen, wie der Plan aussieht. Ihr hattet einen Plan ausgearbeitet. Aber weil ihr im Feuerwehrmodus seid, seid ihr nicht dazu gekommen, ihn umzusetzen, und habt eure Liste auf den nächsten Tag verschoben …
Und so geht es immer weiter.
Geschäftigkeit ist der Fluch unserer Zeit. Sie ist ein schwieriger Freund, denn wenn man mit ihr zusammen ist, tut sie so, als wäre sie echt und würde euch helfen. Aber später merkt man, dass sie einen nur runterzieht. Sie sieht aus wie ein echter Job und sie kann euch das Leben schwer machen. Aber es ist kein echter Job.
Wenn man vom schlimmsten Fall absieht, sagen Statistiken, dass mehr als die Hälfte der Menschen zweieinhalb Stunden ihres Arbeitstages mit E-Mails (EN) verbringen. 65 Prozent der Manager/innen finden, dass endlose Meetings (EN) ein Hindernis für produktives Arbeiten sind …
Warum tun wir das?
Fangen wir mit der härtesten Wahrheit an. Wir tun es, weil wir es wollen. Auch wenn wir uns gerne einreden, dass es an äußeren Umständen liegt, auf die wir keinen Einfluss haben. Die meiste Zeit wählen wir diesen Weg für uns selbst. Wir sind uns dessen nicht einmal mehr bewusst. Und warum?
Status. Wie ich bereits geschrieben habe, wählen wir diesen Weg für uns selbst. Denn Vielbeschäftigung ist in unserer Gesellschaft zu einer Art Synonym für Status geworden. Ich bin zu beschäftigt, also bin ich wichtig.
Gleichzeitig befriedigt die Geschäftigkeit unser Bedürfnis, unseren Wert zu beweisen. Ich leiste viel, also ist es das wert, mich zu behalten. Auch das Imposter-Syndrom kann eine Rolle spielen. Das Gefühl, dass ihr nicht wirklich wisst, was ihr tut. Und jeden Moment wird es jemand herausfinden. Der einfachste Weg, damit umzugehen, ist der falsche – eine Menge Arbeit, die ihr annehmen könnt und von der ihr sagt: „Seht her, ich schaffe das alles.“ Ich habe heute dreißig Aufgaben von meiner Liste abgehakt!
(Aber wer von uns weiß schon wirklich, was er tut? Egal, ob es darum geht, erwachsen zu sein, Eltern zu sein oder die Arbeit zu managen … Für diesen Artikel verallgemeinere ich natürlich das Impostersyndrom, aber darauf kommen wir später noch zurück.)
Dopamin. Ein weiterer Grund, warum wir so oft in einem endlosen Kreislauf der Scheinarbeit feststecken, ist Sucht. Wir sind süchtig nach Geschäftigkeit. Weil es Spaß macht und sofortige Befriedigung bringt. Denkt an all diese Aufgaben. So nervig E-Mails auch sein mögen, die Wahrheit ist, dass sie ziemlich schnell erledigt sind. Ihr müsst nicht so viel darüber nachdenken, es ist keine schwere Aufgabe. Manche Dinge macht ihr automatisch, klopf, klopf und ihr seid fertig.
Dann schaltet sich das Hormon Dopamin ein, das euch sagt, dass ihr gute Arbeit geleistet hat, und ihr seid einen Moment lang glücklich. Es ist eine sofortige Reaktion und das ist genau die Art von Befriedigung, nach der wir alle in diesen (hektischen) Zeiten zuerst greifen.
Prokrastination. Wenn ihr das Gefühl habt, dass ich immer wieder auf dieses Thema zurückkomme, liegt ihr nicht falsch. Die Prokrastination schwieriger Aufgaben durchdringt unser Leben in allen Bereichen, und auch hier ist der Übeltäter zu finden. Aber dieses Mal versteckt er sich geschickt. Es kann doch nicht Prokrastination sein, wenn ich etwas tue, oder? Doch, kann es.
Tiefgründige Arbeit und größere Aufgaben erfordern in der Regel Konzentration, Nachdenken, Kreativität … Muss ich noch mehr sagen? Kurz gesagt, es sind schwierige Aufgaben. Aufgaben, die euch bewegen und die euer Ziel sind. Aber es sind auch Aufgaben, bei denen ihr die Ergebnisse nicht sofort seht. Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Und Aufgaben, die mit einem gewissen Risiko verbunden sind. Wenn ihr sie nicht anpackt, setzt ihr euch nicht dem Risiko aus.
Wie kann ich also sicherstellen, dass ich solche schwierigen Aufgaben aufschieben kann, ohne mich schlechter zu fühlen? Ich mache eine andere Arbeit. Leichte Arbeit, die eigentlich nicht eilig ist und wenn sie nicht erledigt würde, ginge die Welt wahrscheinlich nicht unter. Sie geht auch dann nicht unter, wenn ihr die großen Aufgaben nicht erledigt, aber zumindest sabotiert ihr euch nicht selbst und euer Unternehmen kommt voran (oder ihr erzielt in eurer Position tatsächlich echte Ergebnisse, eure Arbeit ist sinnvoll).
Busy Work ist die heimtückischste Art der Prokrastination, weil wir sie oft gar nicht bemerken. Aber ich arbeite doch, oder?
Warum sollten wir das nicht tun?
Der erste Grund ist wahrscheinlich ziemlich offensichtlich. Busy work ist keine produktive oder effiziente Arbeitsweise. Auch wenn es auf den ersten Blick so aussehen mag. Der erste Grund ist, dass Busy work euch davon abhält, eure eigentliche Arbeit zu tun. Produktivität.
Das bringt mich zum zweiten Grund. Wenn ihr nicht effizient arbeitet, verfällt ihr oft dazu, mehr zu arbeiten. Aber mehr zu arbeiten bedeutet nicht, effizient zu sein. Ganz im Gegenteil.
Wenn ihr mehr arbeitet, habt ihr weniger Zeit für euer Privatleben. Langsam aber sicher beginnt die Arbeit euch zu erdrücken. Und sie bringt euch um. Viel Busy work öffnet einfach die Tür zum bekannten Schreckgespenst des Burnout-Syndroms. Die geistige und körperliche Erschöpfung, die bei anhaltendem Stress auftreten kann.
Stellt euch diese Situation vor:
Angenommen, ¾ eures Arbeitstages besteht aus Busy work. Wenn ihr endlich zu den wichtigen Aufgaben kommt, habt ihr einfach „keine Kapazität“ mehr dafür. Ihr seid deprimiert und verschiebt sie auf später. Das passiert immer öfter. Und so fangt ihr an, mehr Zeit mit der Arbeit zu verbringen, weil ihr sie einfach erledigen müsst.
Nur führt die Erschöpfung durch die Arbeit dazu, dass ihr keine wirklichen Ideen mehr habt, um die großen Probleme zu lösen. Das macht euch wieder fertig und ihr verbringt wieder mehr Zeit damit, sie zu lösen. Dann stapeln sich noch mehr unnötige Aufgaben, die ihr in Angriff nehmt, und ihr schafft es nicht, zu essen. Ihr habt keine Zeit, um ins Kino zu gehen oder ein Buch zu lesen. Ihr kommt nicht dazu, mit eurer Familie zusammen zu sein.
Ihr kommt nicht dazu, irgendetwas zu tun. Und die ganze Zeit, die ihr mit Arbeiten verbringt, ist sowieso nutzlos, weil ihr dieses eine Projekt immer noch nicht fertiggestellt habt …
Am Ende dieser Geschichte steht das Burnout-Syndrom. Das ist der Moment, in dem ihr einfach nicht mehr weitermachen könnt. Ihr habt keine Energie, ihr habt keine Ideen, ihr wollt die Arbeit gar nicht mehr sehen. Die oben erwähnte schnelle Lösung, eine kleine Aufgabe zu erledigen, schützt euch nicht davor. Denn sie hält nicht ewig an und ist zu Recht als Tor auf eurem Weg zu mehr Zufriedenheit gedacht. Eine, die von Dauer ist.
Aber diese Situation ist nicht das einzige Problem: Das Burnout-Syndrom hat einen etwas jüngeren und weniger bekannten Bruder – es heißt Boreout-Syndrom. Im Kern lässt es sich schnell erklären: Eure Arbeit zermürbt euch und ihr verliert jeden Enthusiasmus für sie, weil die Aufgaben keine Herausforderung darstellen. Das mag komisch klingen, führt aber zu genau denselben Gefühlen der Frustration und schließlich zur körperlichen Erschöpfung.
Es tritt meist bei Menschen auf, die in ihrer Arbeit etwas anderes vorfinden als ihre ursprüngliche Beschreibung. Aufgaben, die sie nicht genug herausfordern und in keiner Weise stimulieren. Und der Weg dorthin ist auch das Busy work. Denn sie besteht aus genau solchen Aufgaben.
Wenn ihr jetzt an euren Job denkt, gefällt er euch? Wenn eure Antwort nein ist, was ist das Einzige, was ihr an eurem Job nicht mögt? Wenn es eine der oben genannten Sachen ist, verzweifelt nicht, ich habe ein paar Tipps für euch, wie ihr damit umgehen könnt (hehe).
5 Tipps, wie ihr damit umgehen könnt
Zunächst einmal sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass sich viel Arbeit nicht völlig vermeiden lässt. Natürlich will ich hier keine Weisheiten von mir geben und sagen, dass ihr NUR zu 100 % produktiv sein müsst. Das wird nie der Fall sein. Aber ihr könnt euch bewusst dafür entscheiden, produktiver zu sein und nicht den größten Teil eures Tages mit “fejk” Arbeit zu vergeuden.
Wenn ihr an eurer Produktivität arbeitet, werdet ihr mehr freie Zeit für euch haben. Wenn ihr mehr freie Zeit habt, um das zu tun, was ihr liebt, habt ihr Zeit, innezuhalten. Und wenn ihr einmal innehaltet, kommen euch meist die besten Ideen.
Alles hängt zusammen – wenn ihr eure Arbeit effizient angeht, habt ihr mehr Freizeit. Wenn ihr mehr freie Zeit habt, könnt ihr kritisch denken und Lösungen für Aufgaben finden, die ihr vorher nicht lösen konntet. Der Kreis schließt sich, denn dann helft ihr eurem Arbeitspensum wieder. Und so geht es weiter und weiter. Ein viel schönerer Kreis als der oben beschriebene, oder?
Also, wie erreiche ich das, Petra!
Tipp 1: Prioritäten setzen
Fangen wir gleich mit dem Schwierigsten an. Ihr müsst eure Prioritäten richtig setzen. Das ist das Thema, das bei der Produktivität am häufigsten auftaucht. Welche Aufgaben sind am wichtigsten? Was bewegt euch am meisten? Das ist der richtige Ansatz: Ihr solltet immer das Wichtigste betonen. Nicht die einfachen Sachen.
Aber ich sage, eure Priorität Nr. 1 solltet ihr selbst sein. Es steht euch frei, eure Freizeit zu eurer obersten Priorität zu machen.
Wir alle wehren uns instinktiv gegen diese Aussage. Denn in unserem Kopf beweist das, dass uns die Arbeit völlig egal ist. Denn je mehr ich arbeite, desto mehr Status habe ich in den Augen der anderen, was beweist, wie sehr ich mich kümmere. Aber auch das Gegenteil kann der Fall sein.
Denn wenn ihr eure Freizeit, eure Erholung und die Zeit mit eurer Familie in den Vordergrund stellt, stellt ihr euch selbst in den Vordergrund. Und wenn ihr glücklich und ausgeruht seid, seid ihr bei der Arbeit viel leistungsfähiger.
Wenn ich ein Projekt vor mir habe, ertappe ich mich nie dabei, dass ich im Strudel der Arbeit daran arbeite, meinen Computer um 1 Uhr nachts ausschalte und versuche, einzuschlafen, damit ich ihn um 7 Uhr morgens wieder einschalten und weiterarbeiten kann. Die besten Lösungen fallen mir zufällig ein, wenn ich innehalte und eigentlich nichts im Kopf habe. Es gibt einen Grund, warum viele Menschen ihre besten Ideen in der Badewanne/Dusche haben.
Um produktiver zu sein, besser zu arbeiten und euch selbst zu fordern, müsst ihr weniger arbeiten. Ihr braucht etwas freie Zeit. Klingt das für euch kontraproduktiv? Probiert es aus.
Tipp 2: Planen
Ihr müsst euren Tag nicht bis ins kleinste Detail geplant haben. Aber um proaktiv zu sein, müsst ihr einen Plan haben. Sonst verbringt ihr euren Tag damit, auf die Anforderungen anderer zu reagieren. Wenn ihr zur Arbeit geht, solltet ihr euch im Klaren darüber sein, was ihr heute tun werdet.
Schreibt keine langen Listen mit dreißig Aufgaben. Seid realistisch. Dan Sullivan (EN) empfiehlt sogar, sich nur 3 Aufgaben vorzunehmen. Drei Hauptaufgaben des Tages, die einfach bis zum Ende des Tages erledigt sein müssen, Punkt. Die Anzahl ist euch überlassen, aber das Ziel ist klar: Wählt sorgfältig. Und für die meisten Menschen sind Meetings oder E-Mails keine Aufgaben.
Wenn ihr euren Plan klar habt, haltet euch daran. Diese Aufgaben stehen an erster Stelle. Was auch immer sich jemand einfallen lässt. Das bringt mich zu meinem dritten Tipp …
Tipp 3: Lerne, nein zu sagen
Die schwierigste Aufgabe für mich persönlich, und da bin ich nicht allein. Die meisten von uns wissen nicht einmal im Privatleben, wie man Nein sagt. Wir mögen keine Konflikte und Durchsetzungsvermögen wird uns eher als Aggression ausgelegt. Und wir wollen nicht aggressiv sein. Aber wenn ihr jedem sofort helft und tut, worum man euch bittet, werdet ihr die Arbeit nie erledigen.
Dieser dritte Tipp knüpft an Tipp Nummer 1 an – Prioritäten. Eure Priorität seid ihr und eure Hauptaufgaben. Wenn euch jemand bittet, etwas anderes zu tun, überlegt euch genau, ob es wirklich warten kann. Oder ob die Person es nicht ohne euch tun kann.
Die erste Reaktion wird sein: „Aber das muss jetzt unbedingt erledigt werden“. Ja. Manchmal ist das so. Meistens ist es das aber nicht. Es liegt an euch, die Situation richtig einzuschätzen und, wenn ihr könnt, die Aufgabe auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben oder jemand anderem zu übertragen, der sich darum kümmern kann.
Tipp 4: Schalte Benachrichtigungen aus
Das hängt mit dem vorherigen Tipp zusammen. Der vierte Schritt ist Teil fast aller Produktivitätstipps, ähnlich wie die Prioritäten. Er ist sogar unerlässlich.
Wenn ihr euch dazu durchgerungen habt, eine große Aufgabe in Angriff zu nehmen, lasst euch nicht mehr davon unterbrechen. Es gibt viele Möglichkeiten, diese Aufgabe zu erledigen. Für mich war es auf lange Sicht am hilfreichsten, die Benachrichtigungen von allen Apps, die meine Aufmerksamkeit erregen wollen, abzuschalten – Slack, Messenger, E-Mail … Ich schalte die Töne für alle aus. Und warum?
Wenn ihr wisst, dass ihr keinen Zucker essen dürft, aber trotzdem einen Ventilator in der Mitte eines leeren Kühlschranks stehen lasst, nehmt ihr den Ärger in Kauf, der daraus entstehen wird. Ihr würdet den Ventilator nicht anlassen, warum solltet ihr dann die Benachrichtigungen anlassen?
Klar, ihr könnt euch sagen, dass ihr sie ignoriert und weiterarbeitet. Aber es gibt keinen Grund, warum ihr euch überhaupt in diese Situation begeben solltet. Genauso wie wir süchtig nach Busy work sind, sind wir süchtig nach diesen kleinen Geräten, die wir überall mit uns herumtragen. Sie sind die Verkörperung der schnellen und sofortigen Befriedigung, von der ich gesprochen habe. Die leere Art, die sofort verfällt. Sie sind wie ein tragbarer Dopamin-Tank. Keiner von uns kann ihnen widerstehen. Dafür gibt es eine gute Erklärung.
Ihr müsst euch nicht mit der Nachricht auseinandersetzen, die euch erreicht hat. Aber ihr wisst von ihr. Sobald ihr den Piepton hört, öffnet sich eine Schleife in eurem Kopf. Auch wenn ihr euch nicht mit der Sache beschäftigt, wisst ihr, dass sie irgendwo da ist. Und euer Kopf ist unglaublich erpicht darauf, diese Schleife zu schließen. Denn er weiß, dass dann die Dopaminflut kommen wird. Also fühlt ihr euch gezwungen, euch den Bericht anzusehen. Ihr sträubt euch, sträubt euch, sträubt euch … und trotzdem zerstört es eure Konzentration.
Auf diese Weise könnt ihr eure Willenskraft trainieren. Aber ist das wirklich nötig?
Das Gleiche gilt übrigens auch für eure Freizeit. Kürzlich hatte ich für ein paar Tage ein anderes Handy, auf dem keine Arbeits-Apps installiert waren. Es war mir sehr unangenehm, dass ich keine neuen Nachrichten auf Slack abrufen konnte und „nicht auf dem Laufenden“ war. Bis mir klar wurde, dass genau das der Sinn der Sache ist. Kam die Arbeit ohne mich wirklich nicht voran? Das tat sie. Habe ich in diesen zwei Nächten etwas verpasst? Nein.
Ich empfehle, die (zumindest hörbaren) Benachrichtigungen für alle auszuschalten. Wenn es etwas Wichtiges ist, werden sie euch anrufen. Aber das ist ein Thema für einen anderen Tag.
Tipp 5: Setze Grenzen
Euer Gehirn mag Vorhersehbarkeit. Auch wenn ihr kreativ arbeitet, hilft euch eine gewisse Regelmäßigkeit. Wenn ihr euch an die richtigen Gewohnheiten haltet, hilft das.
Der nächste Tipp könnte also genauso gut heißen: Arbeitet an euren Gewohnheiten. Und haltet euch an sie. Wenn ihr euch eine Routine zulegt, haltet euch daran. Denn so erhaltet ihr euer geistiges Wohlbefinden und steigert damit eure Produktivität, anstatt in die sofortige Befriedigung in Form von Busy work zu verfallen.
Ihr werdet schnell merken, dass eure Effizienz wie ein Kartenhaus zusammenbricht, sobald ihr aus eurer Routine herausfallt. Denn nichts ist so, wie ihr es haben wollt. Ihr erledigt eure Aufgaben nicht dann, wenn ihr es wollt und sollt. Stattdessen schiebt ihr sie vor euch her. Ihr verbringt Zeit in der Falle der Geschäftigkeit und kommt nicht mehr heraus, weil ihr euch sowieso nicht an eure Routine haltet. Haltet inne, nehmt euch einen Moment Zeit zum Vergleichen und kehrt zu dem zurück, was für euch funktioniert.
Wenn ihr noch nicht das richtige Programm gefunden habt, probiert es weiter aus. Ihr werdet sicher herausfinden, wann ihr am produktivsten seid und wann ihr eure Arbeit erledigt. Und wann ihr abschalten und euch ausruhen müsst. Wenn ihr könnt, passt eure Routine entsprechend an.
Ich stehe zum Beispiel gerne früh morgens auf und erledige die kreativen Aufgaben zuerst. Zu dieser Tageszeit ist die Wahrscheinlichkeit am geringsten, dass ich unterbrochen werde – denn zu dieser Zeit schlafen noch alle und wenn ich am Abend zuvor etwas erledigen soll, kann das bis mindestens 9 Uhr warten.
Es ist einfacher, sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist, wenn ihr euch selbst helft, indem ihr zu Zeiten arbeitet, die euch passen.
Aber es gibt auch Beispiele und Modi, in denen das einfach nicht geht. Eltern, die den Morgen und den Abend mit ihren Kindern verbringen müssen. Oder wenn ihr einfach von 9 bis 5 (oder zu anderen Zeiten) im Büro sein müsst und andere Beispiele. Für diese Momente habe ich zwei PRO-Tipps für euch 🙂.
Wie ich bereits erwähnt habe, suchen wir uns den Weg zum Busy work selbst aus. Es liegt also an euch, euch diese Zeit für sinnvolle Arbeit zu nehmen. Beobachtet eure Gewohnheiten, vergleicht eure regelmäßigen Meetings und solche Dinge, die euch nicht weiterbringen. Ihr werdet eine Zeit finden, die ihr euch frei nehmen könnt.
Der erste PRO-Tipp heißt so prosaisch: Kalenderblockierung. Hat eure Aufgabe keinen festen Termin und keinen eigenen Platz? Schafft euch einen.
Viele erfolgreiche Unternehmer und Manager stützen ihr gesamtes Programm auf die Kalenderblockierung. Sie haben sowohl berufliche als auch private Aufgaben in ihren Kalendern, und dazu gehört auch „Mama anrufen“. Wenn ihr Kalender mögt, ist das übrigens ein guter Weg. Wenn nicht, funktioniert zumindest der Abschnitt für die Projektarbeit, indem ihr in eurem Kopf festlegt, dass zu diesem und jenem Zeitpunkt Platz für die Projektarbeit ist. Gleichzeitig könnt ihr euren Kolleginnen und Kollegen sagen, dass sie euch zu dieser Zeit möglichst nicht ansprechen sollen.
Der zweite PRO-Tipp für die Zeiteinteilung – und ihr könnt ihn mit dem ersten kombinieren, es liegt ganz an euch – hat einen etwas poetischeren Titel. Er heißt Pomodoro-Technik. Alles Wichtige dazu findet ihr unter dem Link in Ivans Artikel. Ich fasse es einfach so zusammen: Bei dieser unglaublich beliebten Technik wechseln sich eine bestimmte Menge konzentrierter Arbeit und geplante Pausen ab.
Sie hilft euch, Ablenkungen auszuschalten und euch wirklich zu konzentrieren. Selbst wenn ihr euch als Anfängerinnen oder Anfänger nicht 3 Stunden lang auf etwas konzentrieren könnt.
Wenn ihr also zum Beispiel ein Projekt vor euch habt, stellt euch nach 50 Minuten konzentrierter Arbeit einen Alarm und macht 10 Minuten Pause. Dann wiederholt das. Oder teilt es in 25 Minuten Arbeit und fünf Minuten Pause ein.
Der springende Punkt ist, dass ihr in den zugewiesenen 25/50 Minuten einfach nichts anderes als euer Hauptprojekt machen dürft. In der Pause könnt ihr tun, was ihr wollt.
Fazit: Arbeitet an dem, was ihr beeinflussen könnt
Die Tipps könnten endlos fortgesetzt werden und wenn ihr selbst welche habt, freue ich mich auf eure Kommentare! Man lernt immer dazu und jeder Ratschlag ist wertvoll (ich würde mich fragen, ob ich noch mehr Klischeeaussagen in zwei Zeilen packen könnte, aber wir alle wissen, dass ich das könnte …)
Aber wenn ihr nur eine Sache aus dem Artikel mitnehmen sollt, dann diese: Ob ihr am Ende in der Hektik gefangen seid oder nicht, ist letztlich eure Entscheidung. Konzentriert euch auf das, was ihr ändern könnt.
Der Trubel um euch herum, die Bitten von Kollegen, die eingehenden E-Mails und anderen Benachrichtigungen, die ungeplanten Meetings … all das wird passieren und ihr könnt es nicht ändern. Aber ihr könnt ändern, wie ihr auf die Dinge reagiert. Lernt, euch Zeit für wichtige Aufgaben zu nehmen. Lernt, nein zu sagen. Checkt nicht ständig eure E-Mails und andere Apps.
Dann werdet ihr produktiver sein und euch nicht ständig beschäftigt fühlen. Ihr werdet die wichtigen Aufgaben erledigen und mit euren Ergebnissen zufrieden sein. Ihr werdet mehr freie Zeit haben.
Und wenn euch das nächste Mal jemand fragt, wie es euch geht, wird eure erste Antwort bestimmt nicht „Ich bin beschäftigt“ sein.
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