Wir leben in einer Zeit der ständigen Unterbrechungen. Kaum haben wir eine Aktivität begonnen, wird uns eine andere aufgezwungen. Und dann die nächste, und… Moment mal, ich schaue mir nur etwas an… Da bin ich wieder.

Trotz unserer heroischen Bemühungen, unsere Aufmerksamkeit auf die eine Aufgabe zu richten, die wir erledigen wollen, kämpfen wir jeden Tag einen buchstäblich unmenschlichen Kampf. Und doch ist die Lösung zum Greifen nah. In fast jeder Küche.

In diesem Artikel weihe ich euch in die geheime Pomodoro-Technik ein, die von Generation zu Generation (seit fast 30 Jahren) weitergegeben wird. Eine Technik, deren Komplexität absolut faszinierend ist.

Lasst uns gemeinsam in die Welt des… Küchenweckers eintauchen.

Der Ursprung der Pomodoro-Technik

Als der italienische Programmierer, Unternehmer und spätere Autor Francesco Cirillo Anfang der 1990er Jahre auf die Idee des Küchenweckers kam, ahnte er nicht, wie seine Methode die Welt der Produktivität buchstäblich revolutionieren würde.

Die Idee war (und ist immer noch) extrem einfach. Wenn wir eine große Aufgabe oder eine Reihe kleinerer, aber zusammenhängender Aufgaben vor uns haben, erreichen wir eine höhere Effizienz, weil wir uns kurzfristig konzentrieren können, indem wir die Aufgabe in kleine Zeitabschnitte aufteilen.

Cirillo suchte nach einer Möglichkeit, produktiver und vor allem konzentrierter zu arbeiten, wenn er während seines Studiums lange Texte las und Hausarbeiten vorbereitete. Er probierte verschiedene Methoden aus, bis ihm ein Küchenwecker in die Hände fiel. Ein klassischer, aufziehbarer Wecker, der laut tickt, während er herunterzählt.

Cirillo stellte fest, dass es ihm leichter fiel, sich während des Abschnitts zu konzentrieren, wenn er seine Arbeit in festgelegten Abständen unterbrach (dazu später mehr). Dabei ist die ganze Aufgabe gar nicht so unvorstellbar, wie sie anfangs schien.

Da er für seine ersten Versuche einen tomatenförmigen Wecker verwendete, nannte er seine Methode Pomodoro.

Die Regeln der Pomodoro-Technik

Stellt euch vor, ihr habt eine Aufgabe vor euch (ich meine nicht die aus der Schule), für die ihr schätzungsweise mehrere Stunden brauchen werdet.

Allein der Gedanke, stundenlang daran zu sitzen, wenn ihr erst einmal losgelegt habt, ist entmutigend. Und ihr habt noch nicht einmal angefangen.

Hier kommt Pomodoro ins Spiel

Cirillos Ansatz – eine große Aufgabe in kleine Zeitblöcke aufzuteilen – ermöglicht es euch, selbst die schwierigste Aufgabe als eine Reihe von kleinen, leicht verdaulichen Aufgaben zu sehen.

Wenn ihr jede dieser kleineren Aufgaben erledigt, habt ihr bereits etwas erreicht, und die Motivation, weiterzumachen, ist viel stärker, als wenn ihr nach stundenlanger Quälerei weder den Anfang noch das Ende sehen könnt.

Es ist viel einfacher, sich in etwas zu stürzen, mit dem ihr in einer halben Stunde fertig seid, als in etwas, von dem ihr denkt, dass es unendlich lange dauert.

Da Cirillo den bereits erwähnten tomatenförmigen Wecker verwendete, um diese Blöcke zu messen, nannte er die Zeiträume Pomodoros.

Pomodoro in der Praxis

Zu Beginn der Aufgabe stellt ihr den Küchenwecker auf 25 Minuten und beginnt zu arbeiten. Wenn er klingelt, hört ihr für 5 Minuten auf zu arbeiten. Ihr richtet euch auf, geht spazieren, trinkt etwas oder nehmt euch einen Moment Zeit, um vom Fenster eures luxuriösen Büros aus auf den Park zu schauen. Nach ein paar Minuten stellt ihr den Wecker erneut.

So macht ihr weiter, und bei jedem vierten Pomodoro macht ihr eine längere Pause. Für einen Kaffee, einen Spaziergang, einfach zum Entspannen. Sagen wir, für 15 Minuten. Oder mehr.

Ich mache zum Beispiel kurze Pausen, um eine Planke zu machen (eine Übung zur Stärkung der Hauptmuskeln des Rumpfes), ein paar Liegestütze zu machen oder einfach nur meine Muskeln sanft zu dehnen. Ein paar Minuten. Aber ein paar Minuten alle halbe Stunde summieren sich ganz schön.

Diese kurze Zeit zwischen jedem abgeschlossenen Pomodoro hilft euch nicht nur dabei, euch regelmäßig auszuruhen, sondern auch, die nötige Kraft und Konzentration für die nächste Runde zu sammeln. So wie es Boxer tun.

Habt ihr schon mal bemerkt, wie diese Muskelberge am Ende einer Runde kaum noch stehen, sich nach dem Klingeln in die Ecke zurückziehen und in ein paar Minuten wieder frisch sind?

Bei der Arbeit geht es uns genauso.

Schon fünf Minuten Abschalten und Entspannen können uns wiederbeleben und uns mit aufgefülltem Energietank zurück in den Ring schicken. Und dann ist sogar ein 12-Runden-Match gar nicht mehr so unvorstellbar.

Außerdem hat unsere Angst selbst vor dem härtesten Kampf, wieder wie beim Boxen, eine Grenze. Es ist kein Kampf bis zum Ende, sondern für eine bestimmte Zeit. Auch wenn wir bereits an Kraft (Konzentration) verlieren, wissen wir, dass bald die Glocke läuten wird und der aktuelle Pomodoro vorbei ist.

Wir alle kennen das. Wir vertiefen uns in eine große Aufgabe und plötzlich, nach ein oder zwei Stunden, erholen wir uns und sind durstig, hungrig und wissen nicht mehr, was wir eigentlich tun. Wir haben gerade vier Runden am Stück geboxt.

Pomodoro hilft euch mit euren Grenzen, das Gleichgewicht zu halten.

Pomodoro ist eine Technik, kein Gebot

Ich bin mir sicher, dass euch gerade eine Menge Fragen durch den Kopf gehen.

• Wie viele Pomodoros sollte ich an einem Tag machen? 
• Muss ich wirklich in einem genau festgelegten Rhythmus wie eine Uhrwerkfigur arbeiten? 
• Wer kann es schon ertragen, den ganzen Tag das Ticken des Küchenweckers zu hören? 

Und viele andere.

Ich verstehe, dass es ein bisschen mehr Erklärung braucht.

Die Pomodoro-Technik sagt schon im Titel, dass sie eine Technik ist. Nicht ein Gebot. Sie ist nicht dazu gedacht, den Tag zu mechanisieren. Ganz im Gegenteil.

Wenn ihr zwei Stunden Zeit habt, um produktiv zu arbeiten, hilft euch die Pomodoro-Technik dabei, euch in dieser Zeit besser zu konzentrieren, mit Deep Work wie Cal Newport sagt.

Indem ihr den Alarm auslöst, verpflichtet ihr euch zu einer Tätigkeit, die frei von Abwechslung, Multitasking und Prokrastination ist.

Wenn ihr nach zwei Stunden fertig seid und euch um unstrukturierte Aufgaben kümmern müsst (Telefonanrufe, E-Mails, Kundentermine), lasst ihr den Pomodoro-Wecker dort, wo er ist.

In einer solchen Situation hat er keinen Nutzen mehr. Obwohl… aber dazu später mehr.

Damit ihr nicht denkt, dass ihr von nun an jeden Tag das Ticken des Weckers hören müsst, lasst es mich erklären.

Die Technik heißt Pomodoro, aber ihr könnt jedes Gerät zur Zeiterfassung verwenden. Und es muss auch gar nicht ticken!

Ich verwende zum Beispiel eine Laufuhr mit einem klassischen Countdown-Timer.

Wenn ihr euch mit einem digitalen Wecker, einer Uhr, einer Stoppuhr oder einer App wie Be Focused wohler fühlt, bleibt es euch überlassen.

Wichtig ist, dass ihr wisst, dass ein Gerät auf euch achtet, damit ihr eure Arbeit kurz unterbrecht, euch entspannt und mit vollem Elan zurückkommt.

Jeder von uns hat andere 25 Minuten

Obwohl Cirillo in seinen Tests herausgefunden hat, dass 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause das beste Verhältnis sind, ist dies nur eine Verallgemeinerung.

Wie jeder andere Produktivitätstipp auch, bietet Pomodoro den Nutzern Flexibilität.

Ich zum Beispiel fühle mich am wohlsten mit 30 Minuten Pomodoro, gefolgt von 5 Minuten Pause.

Am Anfang müsst ihr experimentieren und herausfinden, was für euch am besten funktioniert. Schließlich geht es um Produktivität und da sind wir alle sehr unterschiedlich. Und für manche passt Pomodoro überhaupt nicht zu ihnen. Aber so ist es nun mal.

Und was ist, wenn ihr gerade einen Satz oder eine Tabelle in eurem Budget fertigstellt, wenn euer Wecker klingelt? Dann beendet ihr einfach, was ihr tun müsst.

Pomodoro ist kein Wächter, der euch in Einzelhaft steckt, weil ihr euch nicht genau an die vorgegebene Zeit haltet.

Das Wichtigste ist, dass ihr zu Ende bringt, was zu tun ist, damit ihr nicht zu viel nachdenkt. Zu notieren, wo ihr aufgehört habt, und nach einer Pause dort weiterzumachen, wo ihr aufgehört habt.

Zeitintervalle sind eigentlich nur ein systematischer Ansatz für mehr Effizienz. Kein Wunderrezept, das, wenn man es genau befolgt, der einzige Weg zu einem perfekten Gebäck ist.

Ignorieren, aber nicht komplett

Für Leute, die alleine arbeiten, ist die Einführung eines Systems ziemlich einfach.

Schaltet einfach alle Benachrichtigungen auf eurem Computer und eurem Handy aus (was übrigens für den Erfolg jeder tiefgründigen Arbeit unerlässlich ist) und startet einen Timer. Niemand wird euch auf die Schulter klopfen und ansprechen.

Für Menschen, die in einem Büro oder Großraumbüro arbeiten, lautet der Ratschlag: Bringt den Menschen bei, euch zu vertrauen.

Wie macht ihr das?

1. Haltet sie auf dem Laufenden – wenn euch jemand unterbrechen will, schaut auf den Timer und sagt ihnen, wie viele Minuten ihr noch braucht, oder ruft sie an. Wenn ihr nicht gerade Kriegsminister seid, ist es sehr wahrscheinlich, dass eine Verzögerung von 15 oder sogar 25 Minuten niemanden umbringt. Wörtlich.
2. Übernehmt die Verantwortung – wenn ihr einer Person vorschlagt, dass ihr sie in einer bestimmten Zeit finden oder anrufen werdet, nehmt ihr ihr die Verantwortung ab, sich zu erinnern, wann sie sich bei euch melden soll. Einem klaren Zeitvorschlag und einer Lösung kann man in der normalen Welt nicht widerstehen. Es gibt auch keinen Grund dafür. Es sei denn, er ist ein neurotischer Chef. Und mit einem solchen solltet ihr sowieso nicht arbeiten, aber das ist ein ganz anderes Thema.
3. Macht euch eine Notiz – sobald ihr euch mit der Person geeinigt habt, schreibt die Vereinbarung zum Beispiel auf Papier. Wenn der Wecker euch sagt, dass ihr eine Pause machen sollt, schaut ihr auf das Papier und wisst, dass ihr dieses Versprechen zuerst geben müsst. Es wird nichts vergessen werden. Sobald die Person weiß, dass ihr euer Versprechen gehalten habt, geht ihr beim nächsten Mal die Schritte 1 und 2 durch, ohne eine Erklärung abzugeben. Es wird alles klar sein, wenn ihr nur hinschaut.

Es gibt nichts Schlimmeres, als ständig unterbrochen und in andere Themen hineingezogen zu werden.

Unser Gehirn gerät in eine Spirale, in der es nicht mehr in der Lage ist, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten und der Tag endet in Müdigkeit und minimaler Produktivität.

Es ist die gleiche Art von Belastung, wie wenn wir versuchen, Multitasking zu betreiben – mehrere Dinge gleichzeitig zu tun bedeutet de facto, von einer Aufgabe zur nächsten zu springen. In den letzten zwei Jahrzehnten gab es viele Untersuchungen zu diesem Thema.

Es genügt zu sagen, dass es im Durchschnitt 23 Minuten dauert, bis wir uns wieder auf eine vorherige Aufgabe konzentrieren können. Wenn wir also alle paar Minuten unsere Arbeit unterbrechen, können wir uns auf nichts mehr konzentrieren. Am Ende des Tages fühlen wir uns ineffektiv, unproduktiv und erschöpft (und sind es auch).

Die Konzentration, die durch die Pomodoro-Technik unterstützt wird, hilft uns daher, effizienter und produktiver zu sein und letztendlich weniger müde vom ständigen Umschalten.

Hacks, die ihr kennen solltet

1. Es gibt eine große Anzahl von Apps und Programmen auf dem Markt, die die Pomodoro-Technik für unsere Telefone oder Computer anbieten. Aber bei dieser Technik gilt: je einfacher, desto besser. Cirillo hat den Küchenwecker nicht benutzt, weil er die beste Lösung ist, sondern weil er am einfachsten ist. Er ist in fast jeder Küche zu finden und die Arbeit mit ihm braucht keine Erklärung. Verkompliziert euer Leben nicht mit neuen Systemen, die ihr nicht braucht.
2. Wenn der Pomodoro-Block beendet ist und ihr den Tisch für ein paar Minuten verlasst, notiert euch in eurem Notizbuch oder auf einem Blatt Papier, wo ihr aufgehört habt. Wenn ihr zurückkommt, braucht ihr keine Zeit mehr damit zu verschwenden, euch daran zu erinnern, welches der Dutzend Anwendungen und zwanzig Browserfenster, die ihr geöffnet habt, euer Handout war. Oder schließt alles, woran ihr nicht arbeitet, gleich zu Beginn. Ein einziges geöffnetes Fenster lässt euch nicht im Unklaren darüber, woran ihr vorher gearbeitet habt.
3. Zeitmess-Apps wie Toggl helfen euch nicht bei der Pomodoro-Technik. Ihr solltet nicht versuchen, die Zeitmessung für ein Projekt mit einem Pomodoro-Timer zu verbinden. Das eine soll euch helfen, euch zu konzentrieren, das andere soll euch helfen, die verbrauchte und im besten Fall bezahlte Zeit zu erfassen. Auch wenn sie sich ähnlich anhören, sind sie unterschiedliche Dinge und es gibt unnötige Komplikationen, wenn man versucht, sie zu kombinieren.
4. Die Pomodoro-Technik muss kein ganztägiger Prozess sein, sondern ein sinnvoll eingesetzter Trick für die Teile des Tages, die ihr so gut wie möglich unter Kontrolle haben wollt. Der Countdown-Timer hat etwas Magisches an sich, das euch dazu bringt, nicht zu schwänzen und darauf zu achten, was ihr tut. Eine festgelegte Strecke befreit euch von ständigen unterbewussten Prozessen. Ihr denkt nicht darüber nach, was ihr noch tun solltet, wenn ihr etwas vergessen habt. Das Wissen, dass ihr diesen Abschnitt geplant und andere Dinge aus dem Weg geräumt habt, gibt euch die Freiheit, euch voll und ganz auf die anstehende Aufgabe einzulassen. Ähnlich wie wenn ihr euch einen Wecker stellt, wenn ihr schlafen geht. Wenn ihr wisst, dass ihr nicht einschlafen werdet, könnt ihr tiefer und entspannter schlafen.
5. Indem ihr den Timer startet, schaltet ihr euch selbst von eurer Umgebung ab. Ihr könnt nicht mehr zu anderen Aufgaben übergehen, bis es klingelt. Keine spontanen Instagram-Posts mehr. Oder das Anrufen eurer Mutter, die ihr übrigens seit 14 Tagen nicht mehr angerufen habt. Solange die vorgegebene Zeit nicht abgelaufen ist, ist euer einziges Ziel, bei der Sache zu bleiben. Lasst eure Gedanken nicht abschweifen. Was ihr angefangen habt, ist das Einzige und Wichtigste, was ihr in den nächsten 25 Minuten tun müsst. Freiheit der Gedanken.

Die letzten 5 Minuten

Trotz der festgelegten Regeln gibt es bei der Pomodoro-Technik keine genau definierten Grenzen, was getan werden kann und was nicht.

Denn wenn ihr einen Pomodoro unterbrechen müsst, weil ein neurotischer Chef euch anruft und die Verzögerung nicht erträgt, oder wenn ihr dorthin rennen müsst, wo wir alle manchmal hinmüssen, Luft holen, die Stoppuhr anhalten … dann passiert nichts.

Tut, was ihr tun müsst. Und macht da weiter, wo ihr aufgehört habt. Entweder startet ihr die Stoppuhr einfach dort, wo ihr aufgehört habt, oder ihr beginnt einen neuen Pomodoro. Es geht nicht um das Leben (und mir fällt ein, dass ich diese Technik eigentlich nicht für Ärzte oder, sagen wir, Atomreaktortechniker empfehle).

Bei der Pomodoro-Technik geht es nicht darum, das zu tun, was alle anderen auch tun. Sondern darum, einen Weg zu persönlichem Wissen und Selbstwirksamkeit zu finden.

Die meisten Dinge können wir irgendwann ersetzen, wenn sie verloren gehen. Aber Zeit ist eines der wenigen Dinge, die immer weniger werden, egal wie sehr wir uns bemühen.

Warum also nicht wenigstens ein bisschen Kontrolle darüber haben, wie viel und wo wir von diesem Stapel wegwerfen? Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert.